各系部（院）、毕业班辅导员：

为了做好2017届毕业生的资格审查、档案归档等工作，现将有关事宜通知如下：

一、毕业生档案归档工作总体要求

1.本次档案采用邮局EMS寄出，寄往学生生源地或者是专升本录取学校，各系各辅导员要本着对学生负责的态度认真对待，做好审核归档工作。

2.本次档案归档工作，任务重、时间紧，请各系要求毕业班辅导员严格按照要求保质保量完成工作。

二、毕业生档案工作时间要求

1、准备档案中相关材料：

（1）领取高考原始档案和新档案袋

时间：6月14日-16日下午2:30-5:50地点：中214

（2）学生综合测评表、学生成绩表、就业通知书

学生综合测评表电子版见附件1；

学生成绩表由各系部统一发放；

就业通知书从招办领取，具体时间由招办另行通知

2、档案封装与档案回收

档案回收时间为7月6日-7日，具体各系时间安排另行通知。

二、毕业生档案中应该包含的内容及要求

档案归档由各毕业班辅导员负责，毕业生档案中应该包含以下几项材料：

1、高考档案：毕业班辅导员按时间要求到学籍科（信息楼中214）领取本班高考原始档案和新档案袋。

要求：如果领回的学生档案中有不是本班学生的请于第一时间退回至学籍科。

2、毕业生登记表和学生综合测评表： 辅导员审核签名后到各系党总支盖章后到学籍科盖章（学籍科盖章具体时间另行通知）。

3、学生成绩表：学籍科统一打印成绩表交各系，辅导员盖章后统一归档。{（1、班级有跟读同学请辅导员按照教务处提供的模板附件4和打印的原始成绩单进行制作，注意所有时间顺延一年（班级顺延至其录取年份）.2、凡成绩单中有不及格的，请辅导员用黑色水笔标出，然后在分数的同一行空白处改为“补60”，并到教务处加盖成绩补录章）}

4、就业通知书：辅导员从招办领取就业通知书核对后将报到证白联放入学生档案中。

5、其它该生在校获得校级或省级获奖证明材料，身份证信息修改证明材料等，如果有该项材料请辅导员用黑色签字表在“材料栏目”内分项写明材料名称并标明份数。

三、档案封装工作及回收安排

（一）档案封装工作要求

1.将上述学生档案材料封装在档案袋中，并按照档案袋中实际封装的材料内容填写封面的上的材料件数；如果封面所在材料项目在档案袋内没有的话，请在“件数”栏画“×”。

2.将学生专业姓名表按要求贴在档案袋上。（姓名示例表见群共享附件2：2017届毕业生档案封面专业姓名签条示例.xls，也可手写）

3. 档案放置要求：辅导员按照教务处提供的名单顺序放置，并附一张班级学生名单顺序表。（电子档名单见群共享“附件3：2017届毕业生档案邮寄顺序表6.12.xlxs”，档案放置顺序必须与邮寄顺序完全一致，以方便邮寄。跟读学生（名单另附）单独放置，交学籍科暂为保管。）

（二）档案回收安排

1.各辅导员将装好的毕业生档案按照时间要求送到学籍科，验收后辅导员再封装、盖档案骑缝章。

四、工作要求

毕业生档案关系到学生的切身利息，请各系（院）认真落实工作责任制，实行责任追究制，确保毕业生档案工作的顺利完成。

教务处

2017年6月12日

关于毕业生档案材料的补充说明

（请辅导员务必仔细阅读）

1、关于成绩单盖章说明：

毕业资格审查处：院系部主任章，落款日期：2017年6月 22日

教科处盖章落款日期：2017年6月 25日

跟读学生成绩单：请辅导员按照教务处制作的模板（按照档案成绩单）进行制作后自行打印。（请辅导员注意学期）

2、学生综合素质评价表：

1）除辅导员签名以外均可以打印，打印要求A4纸，横向打印，字体：宋体，小四号。（样表：见群共享）

2）盖章：系部党总支公章，落款日期2017年5月*日

3、毕业生登记表

1）“系（班级）鉴定”辅导员填写完整后加盖系党总支公章，落款日期：2017年5月*日

2）“学校组织意见”中的内容不需要填写（内容到教务处盖章），日期应填写完整：2017年6月*日。

4、跟读学生所有年份顺延至一年（正常）

5、关于毕业生无高中（中职）档案的情况说明，请自行打印附件5（盖章有效）。